چرا باید مدیر کلینیک داشته باشیم؟

مهندس مهدی سعیدی

لیسانس IT از دانشگاه شهید بهشتی

لیسانس حسابداری و مدیریت از دانشگاه یورک

دیپلم مدیریت کلینیک دندانپزشکی از دانشگاه تورنتو

دیپلم دوره Art of Management از شرکت

اداره یک مطب دندانپزشکی در کانادا تفاوتهای فاحشی نسبت به اداره آن در کشوری مانند ایران دارد. هرچند  نظر علمی تمامی درمان­ها در دو کشور انجام می­پذیرد اما قسمت غیر کلینیکی اداره مطب در کانادا نقش بسزایی در موفقیت و پیشرفت یک مطب ایفا می­کند. در کانادا راه­اندازی و اداره یک مطب دندانپزشکی عملا اداره کردن یک بیزنس با تمامی جوانب مرتبط با آن است.

با اینکه در بدو ورود به کانادا این تفاوت آنچنان قابل لمس نیست، اما با گذشت زمان و درگیر شدن در محیط کار یک مطب در کانادا، بسیاری از این تفاوت­ها نمایان خواهد شد. بنابراین توصیه می­شود دندانپزشکانی که قصد ورود به بازار کار کانادا را دارند با در نظر گرفتن همه جوانب و فاکتورهای مرتبط با ایجاد یک ساختار مدیریتی صحیح، مطب شخصی خود را تاسیس کنند. در کشور کانادا پایه­ریزی یک زیرساخت برای تمام انواع بیزنس­ها یک امر حیاتی است چراکه با پایه­گذاری آن پیشرفت و رسیدن به هدف بسیار ساده­تر و منظم­تر صورت خواهد گرفت. مدیر یک کلینیک دندانپزشکی در ایجاد این ساختارهای بنیادی و نظارت بر اجرای قوانین و مقرارت لازم نقش بسیار مهمی دارد که در این نوشته به لزوم چنین مسوولیتی اشاره خواهیم داشت.

1

یکی از مواردی که شاید برای دندانپزشکان تازه وارد محل سوال باشد این است که اصلا وظیفه یک مدیر کلینیک چیست؟ اصلا چرا باید چنین کسی وجود داشته باشد؟ ؟ چرا باید دغدغه­های استخدام یک مدیر و پرداخت چنین هزینه­هایی را متقبل شد در حالی که خودمان می­توانیم همه این کارها را انجام بدهیم؟ مگر در ایران به همین شکل کار نمی­کردیم؟

پاسخ این سوالات در یک نکته کلیدی نهفته است. به دست آوردن یک بیزنس موفق نیاز به ایجاد یک زیرساخت و سیستم تعریف شده و قانونمند دارد. این سیستم به طور مداوم باید تحت نظارت بوده، بهینه­سازی شود و از همه مهمتر اینکه افراد مجموعه مطیع ضوابط آن سیستم باشند. شما با به کارگیری یک مدیر عملا بازدهی سیستم کلینیک خود را بالا برده و به نوعی آن را بیمه می­کنید. به همان دلایلی که طبابت بدون داشتن بیمه عملا غیرقابل تصور است اداره مطب نیز بدون داشتن مدیر و برنامه مدیریتی عملا یعنی به استقبال مشکلات رفتن و در یک سیستم همیشه نگران کار کردن.

2

به طور کلی یک بیزنس موفق نیازمند کار تیمی است به نحوی که هر عضو این تیم بهترین عملکرد خود را ارائه کند و دندانپزشکی هم از این قاعده مستثنا نیست. در یک مطب دندانپزشکی، فرقی ندارد بزرگ باشد یا کوچک یا چند نفر پرسنل داشته باشد، موقعیت­های شغلی بسیار محدود و مشخصی وجود دارند که شرح وظایف همه آنها بسیار روشن و واضح است ولی وقتی نوبت به مدیر مطب می­رسد آن گاه مدل­های متعددی از مدیریت در برابر دیدگان شما به تصویر کشیده می­شود که از مطبی به مطب دیگر متفاوت خواهد بود و هر الگوی مدیریتی به نتایجی متفاوت و حتی متناقض با الگوی دیگر منتهی خواهد شد. این اصلی­ترین دلیلی است که دندانپزشکان برای استخدام یک مدیر کلینیک و سپردن اداره مطب به او اکراه دارند.

3

در یک مدل سنتی و کلاسیک(مشابه آنچه در ایران همچنان رایج است)، دستیاران مسوولیت اداری بیشتری داشته و پس از مدتی به عنوان منشی(رسپشن) مشغول به کار شده و در نهایت وظیفه مدیریت مطب را برعهده می­گیرند. در دندانپزشکی امروز،  این مدل مدیریتی کاملا مردود است. نه فقط دندانپزشک وقت این که از خلال فرآیند آزمون و خطا یک مدیر مطب تربیت کند را ندارد بلکه مدیران مطب به دانش و تجربه­ای به مراتب فراتر از آموخته­های صرف در یک مطب نیاز دارند تا بر چالش­های فعلی یک مطب دندانپزشکی آن هم در آمریکای شمالی غلبه کنند. به همین دلیل است که امروزه دانشکده­های دندانپزشکی، دوره­های مدیریت مطب را برگزار می­کنند چون شیوه­های سنتی اداره مطب فرسنگ­ها با نیازها و واقعیت­های مدیریت مطب در حال حاضر فاصله دارد.

4

شرح وظایف یک مدیر کلینیک دندانپزشکی چیست؟ این وظایف در سه رده قابل تعریف هستند:

1. در ارتباط با کارکنان مطب: استخدام کارکنان مناسب، آموزش دادن صحیح به آنها، تعریف و مشخص کردن وظایف هر کدام، محول کردن وظایف مشخص و واضح، هدایت آنها در حین کار، نظارت بر انجام وظایف و تشویق آنها برای انجام هرچه بهتر وظایف محول شده. در عین حال خاتمه همکاری با افرادی که بازدهی آنها پایین­تر از حد انتظار است یا با ویژگی­های تعریف شده کلینیک هماهنگ نیستند.
2. در ارتباط با بیماران: اطمینان حاصل کردن از اینکه بیماران با میل خود وارد مطب شده و با خنده بر لب و داشتن اعتماد قلبی برای ویزیت بعدی مراجعه کنند. این مسوولیتی بسیار بزرگ بوده و نیازمند یک کار تیمی هماهنگ برای رسیدن به چنین هدف خوشایندی است.
3. در ارتباط با اتفاقات خارج از مطب: اطمینان حاصل کردن از اینکه تصویری خوشایند و معتبر از مطب به همه رشته­های مرتبط ارائه شود از جمله تامین کنندگان مواد و تجهیزات، موسسات مالی، سازمان­های نظارتی، حسابرسی و حقوقی، سایر مطب­های دندانپزشکی و بخش­های مرتبط با مارکتینگ.

5

اگر این سوال مطرح شود که ضروری­ترین ویژگی یک مدیر کلینیک دندانپزشکی چیست، پاسخ نگارنده این است که آشنا بودن با روانشناسی و توانایی حل کردن مشکلات به صورت تحلیلی مهمترین ویژگی­های یک مدیر کلینیک دندانپزشکی هستند. سایر مهارت­های مدیریتی در یک دوره آموزشی قابل یادگیری هستند ولی دو موردی که اشاره شد باید بخشی از شخصیت یک مدیر کلینیک دندانپزشکی باشند.

6

“هر کسی را بهر کاری ساختند.” این عبارت دقیقا دلالت به این دارد که خیلی­ها می­توانند کار افراد دیگر را انجام دهند اما دو چیز بسیار مهم نباید هرگز فراموش شود. نخست اینکه آیا شخص کارایی(efficiency) انجام مسوولیت دیگری را دارد؟ دوم اینکه با انجام دادن مسوولیت شخص دیگر، موقعیت از دست رفته برای انجام کاری که وظیفه خود شخص هست را چطور باید بازیافت؟

بهترین وضعیت کاری برای یک دندانپزشک این است که ششدانگ حواس­ش معطوف به کاری باشد که در آن تبحر دارد یعنی طبابت کردن و درمان و راهنمایی بیماران؛ در یک بیزنس دندانپزشکی موفق، دندانپزشک بهتر است مدیریت مسائل اداری و مالی و اجرایی را به شخص یا اشخاصی بسپارد که در این کار تبحر دارند. مطمئنا این کار به خصوص در ابتدای شروع بیزنس هزینه­بر خواهد بود ولی عایدی آن تمرکز و آرامش دندانپزشک است. چیزی که نتیجه و برون ده یک فوندانسیون صحیح و منظم و با برنامه است.

در شماره­ های آینده به تفصیل درباره ویژگی­های یک فوندانسیون اقتصادی-اداری موفق در مطب دندانپزشکی و چگونگی پایه­ ریزی آن صحبت خواهیم کرد